前段时间，山东某市公文现“宜宾市”，被质疑抄袭不改地名，在网上引起热议，严重影响了该市党政机关的形象。出现这一问题，最直接的原因在于没有把好文稿“校对关”。公文校对，是公文运转的重要环节，也是办公室文秘人员的基本功，把好公文校对关口，能够有效避免公文错漏，特别是防止出现“低级错误”。根据多年的文稿起草、校对经验，结合个人的失误教训和经验总结，在实践中逐渐形成了“四步校对法”，步步推进不毛躁，用心用情去研磨，实现了“文经我手无差错”，以校对“零失误”有效助推了公文“高质量”。
第一步，全面通读筛一遍。所谓全面，即是指该文稿从印在纸上的第一个字开始（一般指文号）到最后一个字（一般指版记）结束，全部纳入校对范围。而通读，个人更倾向于朗读，条件不允许的情况下，也可以选择默读。根据实践发现，朗读特别是用普通话朗读能最大限度集中注意力，对文字全面过一次筛子，避免对一些常识性的、经常性、习惯性用语快速浏览，犯一些低级错误。比如曾经校对的一份文件，版记中单位名称少了一个字，就是通过全面通读发现了问题，有效避免了失误发生。
第二步，紧盯重点核一遍。在全面通读文稿后，能够发现文稿中90%以上的问题，而第二步的校对，就是要能够精准发现第一步校对时被我们忽略的以及没来得及考虑的问题。这一步校对就是要争取把剩下的10%补齐，实现文稿校对“零失误”。因此，第二个环节就要突出重点、有的放矢。主要是关注领导批注部分是否全部修改，第一步校对发现的问题是否全部改正，文号编制是否正确，文件标题是否准确，公文格式是否准确，正文相对应的各级标题是否统一，文稿中的数据是否校对无误、排序是否正确、引用是否全面准确。实际工作中，很多人抱怨文稿校对难、怕校对文稿，“按下葫芦浮起瓢”，不外乎是这些细节没有做到位。公文校对来不得半点马虎，抓住这些重点进行把关，就能保证文稿大的方面不会出现问题。
第三步，精益求精滤一遍。有红头的文件，套好红头制作清样校对一遍，主要是校对文头套用是否正确，是否存在该用文头错用成函头、该用上行文文件错用成下行文文件、该用这种文头错用成那种文头，该用请示还是报告。比如是否存在该用“XX办公室”而错用成“XX办公室文件”或者是“XX办公室”函件，该用“XX”文件错用成“XX办公室”文件，该用请求而错用为报告或者汇报。纠正上述错漏后，再通篇快速浏览一次，主要是检查各级标题及内容字体字号是否一致、标点符号是否与文字字体相协调、文稿段首句末及承上启下的地方是否存在跳行漏字等现象。
第四步，加盖印章验一遍。《党政机关公文处理条例》对公文格式、盖章等方面都作了明确规定，有严格要求。加盖印章看似简单，却又有许多细节需要把握。比如，印章使用是否正确，是否存在“张冠李戴”的情况，加盖印章是否“前不压正文、后不压版记、骑年压月不盖日”的规范，盖好的印章是否端正、是否模糊不清、是否有重影等等，这些都是检视一个机关、一名文秘工作人员是否严谨认真负责的标准。此前，省政府办公厅通报全省公文运行中存在的问题，其中一些市州和单位就因“盖章压了正文”被通报。因此，盖章时，工作人员不仅要保证用印规范，更应对整个文件进行一次检查验视，对存在问题的文件，校正无误后才能正式用印。从实践来看，盖章环节发现公文错漏的现象屡见不鲜，加盖印章再验一遍可以最大限度减少公文校对失误。
透过文风看作风。一份格式正确、内容无误、盖章标准的规范公文，不仅展现了文秘工作人员过硬的业务能力，展示了办文机关的综合素质和整体形象，更是一个单位工作作风的集中体现。校对事小，关系重大。